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对会议活动中备用【设备】的准备和应急方案

发布时间:2018-09-13

        通常一场会议活动过程中很多需要注意的细节,都会决定会议是否能够圆满完成的重要环节。作为一家专业的会议执行【公司】或是会议主办方都希望在前期的准备工作中不出差错,这也是会议活动执行中必不可少的筹备细节。

        现对会议活动中【设备】物品的准备下面从两个方面来讨论:


   一、备用【设备】的准备
  准备与检查备用【设备】和物品,前期的准备工作做到有备无患。准备足够数量的备用品,无论是大型【设备】,还是会议常用物品。以防【设备】在使用期间出现问题,在准备和设置备用【设备】的时候,备用的【设备】必须与对会场中的【设备】是一样的。从数量上来说一般一件【设备】必须确保能有一件备用品,而对于同声传译耳机这种会议期间需求量大的物品,应尽量多做准备,一般按照1:1.2的数量准备,即提供的耳机总数应是预计会议期间所有数量的1.2 倍,从质量上来说,小到铅笔和纸张,大到灯光和音响,必须保证其运行状态良好,且处于待命状态,能随时投入使用,不能因小事对整体活动造成不好的印象。

   二、制定应急方案
   应当预先制订出应急措施,对【设备】和物品的检查不应当仅仅局限在【设备】本身和备用物品的预先检查环节,即在【设备】出现问题或者物品短缺时,如何在不影响会议进行的情况下更换【设备】和补充物品,这样的方案应提前制订好,就能有效减少出现意外状况进行的处理时间,并与会议进度巧妙的结合,从而淡化不必要的负面影响,当然能实现不留痕迹的对接就最好不过,例如在灯光出现问题时,可以先与会议主持人进行沟通,委托主持人适度延长发言时间,在此期间更换灯光【设备】,以免影响嘉宾的出场。
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