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会议会展策划应具备哪些

发布时间:2018-09-10

召开大型会议应有完整的过程与程序,一般可以分为三个阶段并对其不同阶段提前准备和安排。
  一、会前准备阶段 会前准备阶段的会务工作主要有:
  1).确定会议主题
  A.会议主题的确定的主要依据:
  a.要有切实的依据;
  b.必须要结合本单位的实际;
  c.要有明确的目的。
  B.确定会议的时间和地点
  C.确定会议的规模会议的规模主要指:会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括【服务】人员)的总体数量
  会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握,以严格控制规模为原则。
  D.确定会议议程会议议程包括会议主持,会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。
  E.确定会议文件和材料的准备包括大会的主报告;大会发言单位的材料;会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

  (2)会议成本和经费预算。
  ①“显性成本”. 即会议明显的耗费,如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及【服务】人员的工资等。
  ②“隐性成本”。 即与会者因参加会议而损失的劳动价值,一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。
  具体【分析】和体现在:
  a.文件资料费:包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等开支。
  b.邮电通讯费用:如发会议通知,就会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用;若召开电视、电话等远程会议,则使用有关会议【设备】系统的费用也应计算在内。
  c.会议【设备】和用品费:如各种会议【设备】的购置和租用费用。
  d.会议场所租用费:如会议室、大会会场的租金,会场布置等所需要的费用。
  e.会议办公费:如会议所需办公用品的支出费用,会场布置等所需要的费用。
  f.会议宣传交际费:如现场录像的费用,与有关协作各方交际的费用。
  g.会议住宿补贴费:一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分,由会议主办者补贴一部分;也有主办单位全部承担的情况(如果无住宿要求,应明确与会人员完全自理,则预算中可不列此项)。
  h.会议伙食补贴:通常由主办单位对会议伙食补贴一部分,由与会者承担一部分。
  i.会议交通费:即参会人员交通往返的费用,如果由会议主办单位承担,则应列入预算。
  j.会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具,其费用也应列入预算。k.其他开支:包括各种不可预见的临时性开支。
  (3)确定会议组织和分工
  这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。
  包括与会议有关的每项组织工作,每一个工作环节都必须有专人负责,责任到人,并明确任务和要求。
  (4)会场布置
  会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外,还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。
  一般会议厅的前方安排主席台与讲台,面对主席台的是与会者席位,应有桌有席。便于放置文件和做记录,席位之间不应太挤,便于进出活动。
  (5)主席台席位。
  重大会议的主席台席位应讲究排列。
  (6)会场设施。
  会场一应设施都必须在开会前准备齐全,如扩音、摄影、投影仪、灯光照明、风扇或空调、记录纸等等,以免临时发生故障或出现差错。

  二、会议进行阶段
  会议开始后,首先要检查、核对与会人员,特别是立法性质的会议,还要进行代表资格审查,发现问题要采取措施,妥善安排。
  现场控制,预防变数的发生。
  汇总情况,编写简报。汇总情况包括分组讨论情况,整理提案,送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报,要少而精,供领导掌握会议进程和存在的问题,以便及时部署工作,使会议健康发展。
  做好会议记录,包括大会报告、小组发言等。

 

     三、会议结束阶段

  回收有关文件。根据保密原则,该收回的收回,该汇总的要及时汇总。
  组织送站。根据与会人员离开时间,提前安排车辆,送站人员等。
  整理会议记录。及时整理会议记录,然后根据需要形成决议或会议纪要。
  立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。    会议报道和会议评估。即做好会议顺利完成,举办成功的相关报道,且针对此次会议总结优缺点和不足,为日后更好的筹备和举办积累经验。
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